Politica de Confidentialitate

Ultima actualizare: 1 februarie 2026

1. Introducere

SC HRbase SRL (denumita in continuare "Operatorul" sau "noi") respecta confidentialitatea datelor dumneavoastra personale. Prezenta Politica de Confidentialitate descrie modul in care colectam, utilizam, stocam si protejam informatiile atunci cand utilizati platforma HRbase.

Platforma noastra este dezvoltata in Romania si opereaza in conformitate cu legislatia nationala si europeana privind protectia datelor, inclusiv Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR).

2. Datele pe care le colectam

In functie de modul in care utilizati platforma, putem colecta urmatoarele categorii de date:

2.1 Date furnizate direct de dumneavoastra

  • Nume, prenume, adresa de email, numar de telefon
  • Denumirea companiei si informatii despre organizatie
  • Datele angajatilor introduse in platforma (nume, functie, departament, program de lucru, date salariale)
  • Informatii furnizate prin formularul de contact

2.2 Date colectate automat

  • Adresa IP si informatii despre dispozitivul utilizat
  • Date de navigare (pagini vizitate, durata sesiunii)
  • Date de geolocatie (doar pentru functia de pontaj, cu consimtamantul angajatului)
  • Cookie-uri si tehnologii similare (vezi sectiunea Cookie-uri)

3. Scopul prelucrarii datelor

Datele dumneavoastra sunt prelucrate in urmatoarele scopuri:

  • Furnizarea serviciului, functionarea platformei de management HR, inclusiv pontaj, ture, pontaj, salarizare
  • Gestionarea contului, crearea, autentificarea si administrarea contului dumneavoastra
  • Comunicare, raspunsuri la intrebari, notificari despre serviciu, actualizari
  • Conformitate legala, respectarea obligatiilor legale din Romania (Codul Muncii, Codul Fiscal, legislatia ITM)
  • Imbunatatirea serviciului, analiza utilizarii pentru optimizarea platformei
  • Facturare, procesarea platilor si emiterea facturilor fiscale

4. Temeiul legal al prelucrarii

Prelucram datele dumneavoastra pe baza urmatoarelor temeiuri legale, conform art. 6 din GDPR:

  • Executarea contractului (art. 6 alin. 1 lit. b), pentru furnizarea serviciilor platformei
  • Obligatia legala (art. 6 alin. 1 lit. c), pentru conformitatea cu legislatia din Romania (Codul Muncii, obligatii fiscale)
  • Interesul legitim (art. 6 alin. 1 lit. f), pentru imbunatatirea serviciului si securitatea platformei
  • Consimtamantul (art. 6 alin. 1 lit. a), pentru comunicari de marketing si cookie-uri non-esentiale

5. Durata stocarii datelor

Datele personale sunt stocate pe durata necesara indeplinirii scopurilor pentru care au fost colectate:

  • Date cont activ, pe toata durata utilizarii platformei
  • Date dupa dezactivare cont, maxim 30 de zile, apoi stergere definitiva
  • Date contabile si fiscale, conform legislatiei din Romania (minim 10 ani)
  • Date de pontaj si salarizare, conform cerintelor Codului Muncii si normelor ITM
  • Backup-uri, maxim 30 de zile retentie

6. Partajarea datelor cu terti

Nu vindem si nu inchiriem datele dumneavoastra personale. Datele pot fi partajate doar cu:

  • Furnizori de hosting, servere localizate exclusiv in Uniunea Europeana
  • Procesatori de plata, pentru efectuarea tranzactiilor (conform standardelor PCI DSS)
  • Furnizori de email, pentru trimiterea notificarilor esentiale
  • Autoritati publice, atunci cand suntem obligati prin lege (ex: Inspectia Muncii, ANAF)

Toti furnizorii nostri sunt obligati contractual sa respecte GDPR si sa nu utilizeze datele in alte scopuri decat cele convenite.

7. Transferuri internationale

Datele dumneavoastra sunt stocate si prelucrate exclusiv pe servere localizate in Uniunea Europeana. Nu efectuam transferuri de date in afara Spatiului Economic European (SEE).

8. Drepturile dumneavoastra

Conform GDPR, aveti urmatoarele drepturi:

  • Dreptul de acces, puteti solicita o copie a datelor personale pe care le detinem
  • Dreptul la rectificare, puteti cere corectarea datelor incorecte sau incomplete
  • Dreptul la stergere ("dreptul de a fi uitat"), puteti cere stergerea datelor, cu exceptia celor necesare din punct de vedere legal
  • Dreptul la restrictionarea prelucrarii, puteti cere limitarea prelucrarii in anumite situatii
  • Dreptul la portabilitatea datelor, puteti solicita datele intr-un format structurat, uzual, lizibil automat
  • Dreptul la opozitie, puteti va opune prelucrarii bazate pe interes legitim
  • Dreptul de a retrage consimtamantul, in orice moment, fara a afecta legalitatea prelucrarii anterioare

Pentru exercitarea acestor drepturi, contactati-ne la contact@hrbase.ro. Vom raspunde in termen de maximum 30 de zile.

Daca considerati ca drepturile dumneavoastra au fost incalcate, aveti dreptul de a depune o plangere la Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), www.dataprotection.ro.

9. Cookie-uri

Platforma utilizeaza cookie-uri pentru functionarea corecta si imbunatatirea experientei. Categoriile de cookie-uri utilizate:

  • Cookie-uri esentiale, necesare pentru functionarea platformei (autentificare, securitate)
  • Cookie-uri de performanta, pentru analiza utilizarii si imbunatatirea serviciului
  • Cookie-uri de preferinta, pentru retinerea setarilor (limba, tema)

Puteti gestiona preferintele de cookie-uri din setarile browserului dumneavoastra.

10. Securitate

Implementam masuri tehnice si organizatorice pentru protejarea datelor: criptare AES-256, TLS 1.3, autentificare in doi pasi (2FA), audit log, backup automat zilnic, hosting in UE, control al accesului bazat pe roluri. Detalii complete in Politica GDPR.

11. Modificari ale politicii

Ne rezervam dreptul de a actualiza aceasta politica. Orice modificare semnificativa va fi comunicata prin email si/sau notificare in platforma cu cel putin 30 de zile inainte.

12. Contact

Pentru intrebari sau solicitari privind datele dumneavoastra personale: